Le fait d’intégrer de « l’intelligence artificielle » dans un document est déjà connu depuis quelques années. Elle permet de produire des documents numérisés à la demande en respectant des processus qui peuvent être très complexes. Un soin tout particulier est donné à la sécurisation de l’intégrité des procédures et des documents accessibles à des milliers d’utilisateurs. Mais le succès même de leur numérisation va être l’occasion de nouveaux problèmes, de défis techniques et de nouvelles opportunités ouvrant aux livres du futur un destin étonnant.
Avant la numérisation du monde de l’édition, le coût d’archivage et de suivi des dossiers papier représentait entre 4 % à 7 % des frais de gestion. Il posait aussi un problème de poids : la documentation d’un croiseur de la marine pèse 26 tonnes, celle d’un Bombardier représente 1,4 millions de pages. Son maintien et sa mise à jour représentait un montant annuel de 3,5 millions de dollars et le risque de nombreuses erreurs. Au début des années quatre-vingt-dix, une enquête de l’armée américaine révélait que plus de 5 % des accidents mortels de l’armée était dû à des erreurs de documentation. Les projets de numérisation doivent faire face aux risques déjà connus en matière de traçage et de mise à jour des données et des documentations sensibles. Les ingénieurs français et anglais qui, à partir des années soixante-dix, ont travaillé en deux langues sur la documentation technique du Concorde, au fur et à mesure des nombreuses innovations et des modifications techniques de l’appareil, peuvent en témoigner. Amener l’obélisque de Louxor à la Concorde aura été moins périlleux.
Néanmoins, avec le succès de leur développement dans le monde, les entreprises découvrent que la surproduction de documents numérisés fait problème, peut s’avérer très coûteuse et son organisation très complexe. Aussi l’idée d’intégrer de l’IA (Intelligence Artificielle) dans la gestion et le traitement complexe de documents numériques coulait de source. Le document intelligent (DI) naissait à la fin des années quatre-vingt-dix, doté de fonctionnalités particulières afin d’éviter à la fois des erreurs de traitement et des modifications malveillantes. En d’autres termes, le DI est capable de se protéger. Il est aussi capable de suivre et de s’adapter automatiquement à des modifications réalisées à un endroit de la chaîne documentaire, on parle alors de « records management ». Il s’agit de faire en sorte que toute modification à l’intérieur d’un document puisse se répercuter sur toute la chaîne documentaire concernée en préservant la cohérence et la sécurité des pages du ou des dossiers concernés.